Archiviazione fisica e Stoccaggio

L’archiviazione fisica e lo stoccaggio di archivi riguarda tutte le attività previste per la corretta conservazione, organizzazione e gestione del patrimonio documentale del cliente, supportate dall’uso di sistemi informatici innovati, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.

Sediin Spa offre la sua esperienza nel campo della gestione degli archivi cartacei attraverso la sua struttura adeguatamente allestita: il Centro Servizi con i propri magazzini dedicati all’attività di archiviazione fisica e stoccaggio di archivi cartacei.

Il nostro obiettivo è quello di permettere al Cliente di liberare gli spazi destinati al proprio archivio e realizzare nei nostri magazzini una migliore conservazione e gestione, rapidità nel reperimento e consultazione della documentazione.

Il servizio di archiviazione fisica e stoccaggio si articola nelle seguenti attività:

• Ritiro dei documenti:
  • Ritiro dei documenti dalla sede del Cliente;
  • Uso di contenitori che garantiscono la perfetta integrità dei documenti nelle fasi di trasporto;
  • Controllo di ogni unità documentale e compilazione della lista dettagliata del carico;
  • Trasporto e trasferimento del materiale prelevato presso i locali di deposito;

• Archiviazione fisica:
  • Realizzazione di un titolario, destinato alla corretta classificazione dei documenti;
  • Creazione di un massimario di scarto o piano di conservazione che indica il ciclo di vita di ogni documento, definendone i tempi di conservazione o di eventuale scarto, legato alla natura documentale stessa;
  • Organizzazione fisica dei documenti in base al titolario di classificazione, realizzazione di un database descrittivo del patrimonio documentale che indica le caratteristiche delle unità archivistiche di cui si compone e la collocazione fisica per il reperimento e la gestione;
  • Stoccaggio: i documenti vengono conservati in appositi contenitori e collocati in una specifica posizione all’interno della struttura degli scaffali, le cui coordinate sono immesse in un sistema informatico il quale, grazie all’apposizione di etichette con codici alfanumerici e a barre direttamente sui materiali di imballo, garantisce di individuare in qualsiasi momento l’esatto posizionamento del materiale all’interno della struttura.
  • Gestione richieste e consegne: il cliente può richiedere in qualunque momento la consultazione dei propri documenti. La gestione informatizzata degli archivi e il loro affidamento nei depositi Sediin Spa garantiscono l’immediata reperibilità dei documenti classificati: l’evasione delle richieste avviene tramite invio telematico, via fax o con la consegna dell’originale presso il Cliente.